Q：これまでの評価制度では、部署が現場に依存しており、部署によって評価の甘さや厳しさがばらばらで、従業員を正しく評価できていないという課題がありました。
そのため目標設定の時に人事部が評価シートを集め、目標の難易度をチェックする仕組みにしました。
しかし、忙しい、という理由で評価シート（目標設定）を提出してもらえない管理職が多いです・・・
せっかくルールを定めたのに、これでは正しい評価に繋がりません。どう催促すればいいでしょうか？
A：「忙しいから」という理由で評価シートの提出が遅れるケースは、どの企業でも頻繁に見られます。
その際に人事からの働きかけとしてポイントになるのは、催促することではなく、提出したくなる仕掛けづくりです。
シートを提出してもらうために期限やリマインドの設定方法などに注力してしまうと、 “人事に言われて仕方なく出す”というかたちになり、本当に大切な評価の本質や、評価者の意識改革ということに繋がりづらくなり、評価の形骸化につながる可能性が高くなってしまいます。
大切なことは、「提出を促す」よりも「なぜ必要かを納得させる」ことにあります。
まず、“目的”をもう一度伝える
評価シート提出の目的は、”評価制度をしっかりと運用して、公正な評価を実現すること”であり、単なる事務作業ではありません。
ただ、管理職は総じて忙しく、評価を「時間を採られる面倒な作業」として認識してしまっており、なぜこの作業が必要なのかを腹落ちできていない方が多いです。
人事として、「なぜ会社では評価を実施しているのか」「なぜ評価が大切なのか」を発信し、管理職だけではなく全員に評価の大切さを理解してもらうことが大切です。
特に管理職には、「目標設定・評価は管理職の最重要職務」との意識を持ってもらいましょう。
このようなメッセージの発信は、定期的に発信し続けることが有効ではあるものの、実際は地道で、すぐには効果が見えづらい取り組みになりがちです。ただ、その地道な取り組みこそが、会社の組織文化を醸成したり、社員全員の意識を引き上げたりすることに役立ちます。会社の想い、そして人事としての想いを、全体説明会や部門会議で明確に発信してゆきましょう。
“催促”ではなく“サポート”に置き換える
何か提出物を求める際、「まだ出ていません」としっかり伝えることももちろん大切ですが、加えて、提出できていないということは何か問題やわからないことがあるのかもしれない、という視点を持つことも大切です。
例えば、「評価シートの記入にあたり困っていることはありますか？」「問題があれば一緒に考えます」と声をかけ、”サポートの姿勢”で関わることが有効です。そうすると、もしかしたら「複数人の部下の目標を、それぞれどのように調整して設定すればよいかわからない」といった、別の課題が浮き上がってくることもあります。そうしたら、提出を阻んでいた課題を一緒に解消してゆきましょう。
提出のハードルを下げる
例えば、評価シートフォーマットの内容が非常に細かかったり、毎年変わらない項目であるにもかかわらず何度も入力しなければならないようでは、提出が遅れてしまう原因になります。誰もが、「入力しやすい」「入力方法が分かりやすい」評価シートを目指して、フォーマットの更新を行うことも有効です。
また、提出率の可視化（例：部門別提出率ランキング）を行うと、自然と周りの目を意識し提出しようという意識も高まります。ただ、1．でもお伝えしたように、提出することが目的ではなく、評価をしっかりと行うことが目的ということは同時並行で伝えてゆくことが必要になるでしょう。
まとめ
“ルールを守らせる”よりも、“ルールを守りたくなる仕組み”を整えることが、人事の腕の見せ所です。
提出を強要するまえに、しっかりと「目的を理解してもらい、一緒にサポートする」ことで、制度が定着します。評価制度を“ルール”ではなく、“文化”として根づかせていきましょう。
