次の作業は実際に使用する評価シートの作成です。
評価シートに記載する項目は、(1) 属性項目、(2) 評価実施項目、(3) 評価指標と評価実施項目、(4) コミュニケーション項目、に分けることができます。
(1) 属性項目
評価される側の氏名、行動等級、職務等級、部署などを記載する欄です。 評価をする側についても属性項目を記載し、どのような人がどのような人に評価されたのかをわかるようにします。
(2) 評価実施項目
評価を行った日付や、面談の日付などを記載する欄です。この項目を用意しておくことで、評価や面談についての意識を促すことができます。また人事部門としての管理情報としても有効です。
(3) 評価指標と評価実施項目
具体的な行動等級別の評価指標と評価軸、必要に応じて定義を記載します。また、最終的な評価ランクを記載する欄を設けます。実際の評価はこの項目で行います。
(4) コミュニケーション項目
コミュニケーション項目は期初項目と期末項目に分けられます。期初項目では、行動評価指標毎にどのような行動をとるべきか、上司と部下とで面談した結果の合意事項を記載します。また、総合的に、今期どのような点に気を付けながら業務を遂行するかなどの思いを記載する欄を設けることもあります。
期末項目では、まず部下からの行動アピール欄を設けます。上司が完全にBEIの手法を用いた行動インタビューができるレベルであればいいですが、話し合いの場ではうっかり忘れてしまうこともあります。 そのため、期中にどのような行動をとったのか、評価を受ける部下側からのアピール欄を設定しておきます。
このアピール欄を参考にすると、行動インタビューに不慣れな上司であっても、スムーズな評価を実施できるようになります。また、期末は翌期の期初でもあります。だから次の改善につなげるための助言などを記載する欄を設けておくことも重要です。 特に期初面談の時期と期末評価の時期が重ならないスケジュール構成としている場合には必須となります。